freeeで記帳を行う準備ができたら、帳簿付けを進めていきましょう。
この記事では、基本概念編や記帳準備編でも出てきた4つの記帳方法に沿って、基本的な記帳の流れをご案内します。
また、この4つには当てはまりませんが、記帳作業でよく使う機能もあわせてご紹介していきます。
基本の記帳方法
１．明細取り込み入力（自動で経理）
1-1.自動で経理を使うケース
1-2.自動で経理の仕組み
1-3.自動で経理の使い方
２．Excel入力（エクセルインポート）
2-1.エクセルインポートを使うケース
2-2.エクセルインポートの仕組み
2-3.エクセルインポートの使い方
３．証憑取り込み入力（ファイルボックス）
3-1.ファイルボックスを使うケース
3-2.ファイルボックスの仕組み
3-3.ファイルボックスの使い方
４．出納帳形式入力（連続取引登録）
4-1.連続取引登録を使うケース
4-2.連続取引登録の仕組み
4-3.連続取引登録の使い方
複合仕訳の効率的な登録方法
１．取引テンプレートを利用する
２．その他応用機能を利用する
固定資産の取得と減価償却仕訳の計上方法
振替伝票を使うケース
登録した仕訳の確認方法
１．明細取り込み入力（自動で経理）
freeeに取り込んだ銀行やクレジットカードなどの入出金明細は、自動で経理機能を利用することで、帳簿付けを自動化することができます。
1-1.自動で経理を使うケース
- 預金口座やクレジットカードなどのインターネットサービスとfreeeを同期している場合
- 通帳・領収書データ化サービスを利用している場合
- エクセルで作成した出納帳を明細アップロード機能でfreeeに取り込んだ場合
1-2.自動で経理の仕組み
freeeに取り込んだ明細には「日付」「金額」「摘要」の情報が記載されています。
自動で経理では、明細に記載されている「摘要」の情報を元に「この摘要の明細は、この勘定科目、補助科目（タグ）で帳簿付けする」というルールを作成することで、帳簿付けを自動化することができます。
このルールのことを「自動登録ルール」とよびます。
1-3.自動で経理の使い方
freeeに取り込んだ明細は、freee会計のメニュー上「取引」→「自動で経理」からルール付けと記帳を行います。
ルール付けの際、明細の処理方法を設定することができ、次回以降仕訳を完全に自動登録したい場合には「取引を登録する」を、仕訳の自動登録はせず勘定科目やタグの推測に留めておきたい場合には「取引を推測する」を選択します。
例えば、「トウキョウガス」という摘要の明細があった場合、以下のように「取引を登録する」を選択しルール付けを行うことで、次回以降同じ摘要の明細が取り込まれた際に、自動で勘定科目「水道光熱費」の仕訳が登録されるようになります。
毎月同じ処理を行うような明細に関しては、「取引を登録する」のルールを作成することで、2回目以降の仕訳登録を自動化することができます。
最初はfreeeに自動登録ルールが登録されていないため、設定が大変に感じるかもしれませんが、ある程度ルールが蓄積されてくると記帳の時間を短縮することができます。
また、自動で経理では他にも、債権債務の消し込みなどの機能も搭載されています。
詳しい操作はこちらの記事もご参照ください。
- freeeに明細として取り込んだデータは「自動で経理」で帳簿付けを行う
- 自動で経理では、明細の摘要に記載されている情報を元に「自動登録ルール」を作成すること
で、帳簿付けを自動化できる - 自動登録ルールでは明細の処理方法を選択でき、仕訳の登録を完全に自動化する場合は「取引を登録する」、勘定科目やタグの推測で留める場合は「取引を推測する」を選択する
２．Excel入力（エクセルインポート）
販売管理ソフトやExcelで売上台帳などを作成している場合、エクセルインポートを利用することで、ExcelファイルをCSVファイルに変換することなくそのままfreeeに取り込むことができます。
2-1.エクセルインポートを使うケース
- 販売管理ソフトを利用している場合
- エクセルで売掛台帳/買掛台帳/経費精算表を付けている場合
- 他社会計ソフトの仕訳データをfreeeに取り込みたい場合
2-2.エクセルインポートの仕組み
エクセルインポートではfreee上で勘定科目や税区分の列を指定することが可能なため、複雑な加工や並び替えをせずfreeeに取り込むことができます。
2-3.エクセルインポートの使い方
エクセルインポートには3パターンの取り込み方法があり、それぞれの使い分けは以下のようになります。
- 収入データ → 売掛台帳など入金の仕訳を取り込む場合
- 支出データ → 買掛台帳や経費精算表などの出金の仕訳を取り込む場合
- 振替伝票データ → 他社ソフトの仕訳日記帳など、振替伝票の形式で作成されたデータを取り込む場合
エクセルインポートの詳しい操作方法やサンプルファイルはこちらの記事からご確認ください。
- freeeに明細として取り込んだデータは「自動で経理」で帳簿付けを行う
- エクセルインポートではfreee上で勘定科目や税区分の列を指定することが可能なため、複雑な加工や並び替えをせずfreeeにデータを取り込むことができる
- エクセルインポートにはデータの種類によって3パターンの取り込み方法がある
３．証憑取り込み入力（ファイルボックス）
ファイルボックスは、freee会計で利用できるファイル管理機能です。
領収書や請求書の画像ファイルをファイルボックスに取り込むことで、書類の管理と記帳を効率化できます。
3-1.ファイルボックスを使うケース
- スキャナやスマホでデータ化した領収書や請求書の画像ファイルをfreeeに取り込んでいる場合
3-2.ファイルボックスの仕組み
ファイルボックスにはOCRという画像解析機能が搭載されており、画像上の日付や金額をOCR読み込みし、仕訳の情報として補完入力されます。
領収書に電話番号が記載されている場合は、電話番号と一度入力した仕訳情報を紐付けて記憶し、2回目以降同じ領収書が取り込まれた場合に推測結果として反映されます。
3-3.ファイルボックスの使い方
レシートや領収書の画像ファイルはfreee会計上のメニュー「取引」→「ファイルボックス」から取り込みを行います。
freee会計のスマホアプリを利用している場合、アプリで撮影した画像は直接ファイルボックスに取り込まれます。取り込み後数十秒～数分ほどで画像の解析が完了しますので、取り込んだ画像を見ながら帳簿付けを行います。
詳しい操作方法はこちらの記事をご参照ください。
また、スキャナで一気に取り込んだ場合は、次にご案内する「出納帳形式入力（連続取引登録）」で帳簿付けすることをおすすめします。
- 領収書や請求書の画像ファイルは、ファイルボックスに取り込むことで、書類の管理と記帳を効率化できる
- ファイルボックスにはOCRという画像解析機能が搭載されており、画像上の日付や金額などが
仕訳の情報として補完入力される
４．出納帳形式入力（連続取引登録）
freeeにはいくつか仕訳入力画面があり、多くはマウス操作が必要となりますが、
「連続取引登録」は、テンキー操作のみでスムーズに入力が可能です。
また、出納帳形式で入力できるため、まずはこれまでお使いの会計ソフトと同様に仕訳を登録したいという場合はこの画面がおすすめです。
4-1.連続取引登録を使うケース
- ファイルボックスに取り込んだ大量の画像データを使って記帳する場合
- 手元の証憑を確認しながら直接freeeに仕訳を打ち込む場合
4-2.連続取引登録の仕組み
連続取引登録機能では、大きく分けて2つの操作ができます。
1つ目は、ファイルボックスに取り込んだ画像データを使っての記帳です。
ファイルボックス画面から1件ずつ記帳することもできますが、スキャナを使って大量にデータを取り込んだ場合は、連続取引登録の方がスピーディーに記帳できます。
2つ目は、画像データをfreeeに取り込まず、直接仕訳を打ち込む方法です。
この場合は、お手元の現金出納帳や領収書をみながらfreeeへの入力を行います。
4-3.連続取引登録の使い方
freee会計上のメニュー「取引」→「連続取引登録」を開くと、このような画面が表示されます。
手元の領収書などを見ながら直接仕訳を入力する場合は左下の「証憑なしで取引登録」を、画像ファイルを使って入力する場合は該当の画像をクリックして記帳します。
連続取引登録の詳しい使い方はこちらの記事をご参照ください。
- 連続取引登録は出納帳形式かつ、テンキー操作のみでスムーズに入力することができる
- 連続取引登録では直接仕訳を打ち込む他、ファイルボックスで大量に読み込んだ画像データの記帳にも適している
複合仕訳の効率的な登録方法
freeeでは、給与仕訳や借入金返済、利息の受け取りなど、頻繁に発生する複合仕訳を効率的に登録できる方法をご用意しています。
１．取引テンプレートを利用する
毎月発生する複合仕訳を登録する場合は、仕訳のひな形を作成することができる「取引テンプレート」の利用がおすすめです。
事前に頻繁に発生する仕訳をテンプレートとして登録しておくことで、仕訳入力時にテンプレートを呼び出し、記帳をスムーズに行うことができます。
取引テンプレートの作成方法はこちらの記事を参照ください。
１．その他応用機能を利用する
freee人事労務で給与計算をしている場合、freee会計と連携して自動的に給与の仕訳を登録することができます。
freee人事労務とfreee会計の連携に関しては、こちらのページで詳細をご確認ください。
- 頻繁に発生する複合仕訳は、取引テンプレートを作成することで効率化できる
- freee人事労務を利用している場合は、給与の仕訳をfreee会計に連携して自動的に仕訳を登録することができる
固定資産の取得と減価償却仕訳の計上方法
freeeでは、減価償却の計上を固定資産台帳から行います。
freee会計上のメニュー「決算（または確定申告）」→「固定資産台帳」に資産を登録することで、自動で減価償却費の計算・計上が行われます。
固定資産の償却方法（月次償却/年次償却）は、freee会計上のメニュー「設定」→「事業所の設定」から設定が可能です。初期設定の際に忘れず設定しておきましょう。
固定資産の登録について、詳細はこちらをご参照ください。
※固定資産登録時、申告先都道府県と申告先市区町村の入力欄がございますが、現在、freeeでは償却資産税の申告には未対応です。メモ欄としてご利用ください。
- freeeでは固定資産台帳に資産を登録することで、自動的に減価償却費が計上される
- 固定資産の償却資産方法は、初期設定の際に事業所の設定から行う必要がある
振替伝票を使うケース
freeeでは基本的に振替伝票形式での記帳は行いませんが、在庫の洗い替えなど決算整理仕訳の計上や前受金の取り崩しなど一部の仕訳では振替伝票を使用します。
また、freeeには借方・貸方のいずれかの勘定を振替えることができる機能として「+更新」機能をご用意しておりますが、こちらはユーザー向け機能のため、アドバイザー様は振替伝票のご利用をおすすめしています。
振替伝票の詳細はこちらをご参照ください
登録した仕訳の確認方法
登録した仕訳は、freee会計上のメニュー「取引」→「取引の一覧・登録」から確認することができます。
この画面では特定の仕訳を条件で絞り込み、一括編集や修正を行ったり、「重複チェック機能」を用いて、重複している可能性がある仕訳を表示することができます。
注意点として、この画面では振替伝票形式で登録したものは表示されません。
振替伝票を含め、登録した全ての仕訳を確認する場合は「レポート」→「仕訳帳」から確認します。
- freeeでは基本的に振替伝票形式での記帳は行わないが、決算の整理仕訳など一部の記帳は振替伝票で行う
- 登録した仕訳は「取引の一覧・登録」から確認や一括編集を行うことができる
- 振替伝票形式で登録したものは「取引の一覧・登録」画面に表示されないため、登録した全ての仕訳を確認する場合は「仕訳帳」を使用する
以上、freeeでの記帳方法をケース別にご紹介しました。
最初のうちはどの入力方法が適しているか、判断に迷う場合もあるかと思います。
以下の記事では、仕訳の種類ごとに最適な入力方法を図を用いて分かりやすく解説していますので、こちらもぜひご参照ください。
▶1-3-2『freeeに取り込んだ銀行・クレカ等の明細を帳簿付けする（自動で経理）』に進む
監修者紹介
監修：竹市会計事務所 竹市真由香（税理士・MBA）
慶應義塾大学経済学部卒。昭和44年創業、老舗会計事務所の3代目税理士。自所内業務にfreeeを導入し、2年間でおよそ100%の業務置き換えを達成。クラウド会計専門税理士として、中小企業のデジタル変革をサポートするほか、各種セミナーや執筆活動にも取り組んでいる。
HP: https://takeichi-zei.com/
Twitter: https://twitter.com/mayuca317
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