freeeには業務効率化を実施していく上で、従来のソフトにはない独自の概念や仕組みを持っています。
従来のやり方に慣れ親しんでいると、freee独特の仕組みがとっつきにくかったり、
せっかくfreeeを導入したにも関わらず、いまいち使いこなせていないと感じている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
上記のようなお悩みを抱えているアドバイザー様に向けて、このページではfreeeがどのような仕組みになっているのか、また、どのような方法で記帳を行うのか、freee会計の基本をまとめています。
１．freeeの仕組みについて
1-1．従来の会計ソフトとfreeeの違いとは？
従来の会計ソフトでは帳簿付けから決算書の作成、そして申告までがサービス範囲となっており、記帳の前段階である経理業務については範囲外となっていることが多いです。
そのため、エクセルデータの取り込みや、証憑などの紙を見ながら会計ソフトへの転記が必要になることが一般的です。
対してfreeeは従来の会計ソフトの範囲に加え、請求書作成や経費精算など、記帳業務の前段にあたる経理業務もサービス範囲となっているため、経理業務から会計まで一気通貫でつなげることで記帳業務が効率化できるソフトです。
また、従来の会計ソフトで一般的なインストール型会計ソフトでは、ソフトがインストールされた特定のパソコンで操作を行う必要がありましたが、freeeのようなクラウド型会計ソフトでは、インターネットに接続できる環境さえあれば、時間や場所に縛られずに利用することができます。
さらに、会計事務所の所員や顧問先の経理担当者のメールアドレスを招待することで複数のパソコンでの同時操作が可能となり、必要なタイミングで最新のデータを確認することができるようになるため、会計事務所と顧問先間のコミュニケーションをより円滑に進めることができます。
1-2．freeeでの記帳から会計帳簿作成までの流れ
freeeには金融機関やクレジットカード、Amazonなどの各種インターネットサービスを連携し、取り込まれた入出金データを元に記帳を行うことができるという特徴があります。
freeeでは各種インターネットサービスから取り込んだ入出金データのことを「明細」と呼び、この明細を元に記帳を行うことで仕訳が登録され、同時に各種会計帳簿にも数字が反映されるという仕組みになっています。
- 従来の会計ソフトと異なり、freeeでは経理業務サービス範囲となっており申告まで一気通貫
で行うことができる - freeeのようなクラウド型会計ソフトでは、時間と場所に縛られず、リアルタイムで最新の
情報を取得できる - freeeとインターネットサービスを連携して取り込まれた明細を元に記帳を行うことで仕訳が
作成され、同時に各種会計帳簿にも数字を反映させることができる
２．freeeでの記帳方法について
2-1．記帳の種類を押さえよう
従来の会計ソフトでは借方と貸方に勘定科目や金額を入れるいわゆる「振替伝票形式」で記帳を行うことが一般的です。
一方freeeでは、決算整理仕訳を打つ場合など一部を除いては振替伝票形式で記帳することはほとんどありません。
では、実際にfreeeではどのように記帳していくのか？を見ていきましょう。
freeeには大きく分けて以下の4つの記帳方法があります。
①明細取り込み入力（自動で経理）
②Excel入力（エクセルインポート）
③証憑取り込み入力（ファイルボックス）
④出納帳形式入力（連続取引登録）
それぞれの記帳方法は特性がわかれており、例えば、インターネットバンキングと連携して取り込まれた明細を使って記帳する場合は①の自動で経理、領収書などの証憑と仕訳を紐付けて登録したい場合はファイルボックス、出納帳形式で入力したい場合は連続取引登録、のようにケースによって相性のいい機能が異なります。
一般的には、①～④のうち数字が若い入力方法を使えていればいればいるほど、効率化できている状態と言えます。
それぞれの特性を理解していないと「これまでのソフトより入力に時間がかかっている」「思ったより自動化されない」など既存のソフトよりも非効率な状況になってしまいます。
4パターンそれぞれの詳細はここでは省略しますが、freeeで入力を効率化するための肝になる、「①明細取り込み入力（自動で経理）」機能についてもう少し掘り下げて説明します。
2-2．freee活用の肝！「自動で経理」とは？
「自動で経理」は先述の通り、各種インターネットサービスを連携して取り込まれた明細を記帳する際に活躍する機能です。
「自動で経理」には勘定科目や摘要、税区分といった仕訳内容をルール化する「自動登録ルール」という機能があります。これにより、これまで手入力していた銀行やクレジットカードの明細をfreeeと連携して取り込み、記帳を自動化していくことができます。
インターネットバンキングを利用していない場合でも、freee側で通帳の画像ファイルを明細としてデータ化する「通帳データ化サービス」をご利用いただいたり、出納帳をエクセル等でつけている場合はそのデータをfreeeに取り込むことで、インターネットバンキングを利用している場合と同様に自動で経理を活用することができます。
また「自動で経理」には、債権債務の入出金があった場合に、自動でマッチする債権債務を発見する「入出金予定とマッチ」という機能があります。この機能を活用することで、債権債務の入金支払いが多い場合には消込の帳簿付けが大きく効率化されます。
従来のソフトでは「いかにソフト内で手入力しやすいか」が重要でしたが、freeeは「いかに手入力をなくし自動化するか」が大きなポイントとなるので、この自動で経理はぜひ使いこなせるようになりましょう。
-
freeeには大きく分けて4つの記帳方法があり、ケースによって相性のいい機能が異なる
-
特に各種インターネットサービスと連携している場合など、明細を使用した記帳を行う際は「自動で経理」を使うことにより記帳を自動化することができる
- freeeでは「いかに手入力をなくし自動化するか」が大きなポイントのため、自動で経理を活用
できるようになることが効率化の肝となる
３．補助科目の使い方
3-1．補助科目とタグの違い
最後に、従来の会計ソフトとfreeeの大きな違いの一つである「タグ」についてお話しします。
freeeには「補助科目」という名称の機能が存在せず、代わりに「タグ」という形で内訳管理などを行います。
「タグ」は「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」「備考」の5種類に細分化されており、通常補助科目は1つの勘定科目にひも付き科目の内訳として機能するのに対し、freeeでは科目を横断して付与できることが特徴です。
このタグですが、種類が多く、どのタグをどの科目に付与したらいいのか、迷われている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
実は、付与するタグによって反映される書類が異なるので、freeeをより便利に活用するには、法人・個人の決算・申告、年一の法定調書作成等の業務を見越したタグの運用が大切です。
では、どのようにタグを使い分けたらいいのか見ていきましょう。
3-2．「取引先」と「品目」を使い分ける
従来のソフトで補助科目や摘要で残高管理をしていた科目に関しては、freeeでは「取引先」や「品目」を付与します。
「取引先」と「品目」は、試算表や月次推移で内訳別に表示することができますので、内訳別残高管理をしたいものは「取引先」か「品目」をつけましょう。メモタグや備考では内訳別に表示ができないので注意します。
また、「取引先」と「品目」は反映される書類が異なるため、付与する科目にも注意が必要です。詳細は別の記事で説明しますが、大きく分けると、
損益計算書の科目は「品目」管理を、貸借対照表の科目は「取引先」管理を推奨しています。
特にfreee申告を利用している場合は、売掛金や買掛金など勘定科目内訳明細書に記載すべき科目については、freee会計上の「取引先」別に期末残高をワンクリックで連携することができるので、勘定科目内訳明細書に記載するものを中心に、「取引先」を付与することをおすすめします。
また、タグは残高管理が不要な科目にまで取引先や品目を付与する必要はありません。付けすぎることでかえって煩雑になってしまうため、帳簿の作成上必要な相手先や内容は備考やメモタグで補うようにしましょう。
- freeeには補助科目という名称の機能がなく、5種類のタグに細分化されている
- 内訳別残高管理をしたい科目には「取引先」か「品目」を付与することで、試算表や月次推移で内訳別に表示することができる
- 「取引先」と「品目」は反映される書類が異なるため、損益計算書の科目には「品目」、貸借対照表の科目には「取引先」を付与して管理することを推奨している
いかがでしたでしょうか？freeeの仕組みを導入初期の段階から把握していると、より有効的に活用できるようになりますので少しでも参考になれば幸いです。
紹介した4パターンの入力方法の詳細は以下の記事にも記載されていますので、ぜひご参照ください！
監修者紹介
監修：竹市会計事務所 竹市真由香（税理士・MBA）
慶應義塾大学経済学部卒。昭和44年創業、老舗会計事務所の3代目税理士。自所内業務にfreeeを導入し、2年間でおよそ100%の業務置き換えを達成。クラウド会計専門税理士として、中小企業のデジタル変革をサポートするほか、各種セミナーや執筆活動にも取り組んでいる。
HP: https://takeichi-zei.com/
Twitter: https://twitter.com/mayuca317
コメント
0件のコメント
記事コメントは受け付けていません。