Step.2の経費精算編でも触れた通り、freeeは「ERP」の「あらゆる業務が１つのシステムで完結し会計まで一気通貫に繋がる仕組み」を用いて、入力作業の削減や各種チェック作業の低減を推奨しています。
ERPの仕組みを活用し、入力やチェック作業を効率化するためには「ワークフロー」の構築が非常に重要となりますので、本記事で設定の流れを理解しましょう。
ワークフロー構築の手順を確認する
ワークフローを構築する上では、下図の4ステップを意識して構築することが重要となります。
この4つのステップに沿って、順番に構築手順を確認していきましょう。
１．権限管理
freeeはあらゆる業務を単一のシステムに組み込むことで業務効率化を図っています。
しかし、システムが集約されている分、あらゆる情報も集約されることになり、ずさんな権限管理を行った場合は情報漏えいの原因にもなりかねません。
安心して事業を行っていくためにも、役職・役割に応じた然るべき権限管理が必要です。
その上で、ワークフローの権限管理においては下図の3つのパターンを意識し構築する必要があります。
「申請・承認者」権限は最低限用意しておくようにしましょう。
また、「ワークフロー管理者」と「経理」の違いとしては「全従業員の申請・承認状況のチェックのみ行うか？」と「承認後のワークフローの仕訳化を行うか？」の2点となりますので、この点に注意して権限を設定しましょう。
権限設定の詳細はこちらの記事をご参照ください。
２．申請フォーム
権限が設定できたら、申請フォームの設定を行います。
freeeのワークフローは「各種申請」「経費精算」「支払依頼」の3つの申請フォームに分かれています。
申請が承認されると、その申請を他フォーム（各種申請・支払依頼・経費精算）に紐づけることができます。
「稟議書→支払依頼→取引」といったようにフォーム同士をつなげることで、どういう経緯で取引登録がされたのかを仕訳画面からワンクリックで遡ることができるようになります。
各フォームの設定方法や利用方法は、以下の記事をご参照ください。
2-3-3 経費精算を申請する
3-1-3 会社独自の稟議書・汎用ワークフローを作成する(各種申請)
3-1-4 請求書の受取から支払までのワークフローを電子化する(支払依頼)
３．申請経路
申請者は「経費精算」「支払依頼」「各種申請」のいずれかのフォームから申請を行います。
その申請内容を然るべき役職・役割の人が確認を行い承認できるように、freeeは下図の4つの承認パターンを最大15段階まで組み合わせて申請経路のセットを作ることが可能です。
申請経路の設定方法は、こちらの記事をご参照ください。
４．取引登録
freeeのワークフローは、申請者が入力した内容をもとに、最終承認者の承認後に取引（仕訳）が登録される仕組みとなっています。
申請時点で取引へと紐付けることができるデータは下記となります。
- 経費精算：「経費科目」「備考」「タグ」「電子ファイル（領収書の画像データ等）」
- 支払依頼：「勘定科目」「備考」「タグ」「電子ファイル（領収書の画像データ等）」
- 各種申請：なし（最終承認後に取引登録を実施）
特に経費精算機能については、顧問先の従業員全員で使用することを想定し、勘定科目を選択する必要がなく裏側で勘定科目が付与される「経費科目」という仕組みを用意しています。
「経費科目」を適切に設定しておくことで、チェック担当者の入力・確認作業低減に繋がりますので、設定をおすすめします。
詳しい設定方法はこちらの記事をご参照ください。
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